此前,中汽院各部门通过QQ、微信 等社交软件进行办公沟通,一方面各类消息众多,重要信息易遗漏;另一方面,若没有加上好友关系,就很难快速联系到对应人员,跨部门同事之间沟通很不顺畅。
2016年起中汽院用口袋助理即时通讯功能,取代各类社交软件,统一内部沟通入口。现在,同一项目组的李工能通过口袋助理通讯录,快速查找到第四开发部的张工,实现高效率的跨部门沟通。由于是内部沟通工具,也不用担心研发机密泄漏的问题,保证了安全性。
部门领导通过每周的部门工作例会,了解员工工作情况,工作上遇到的问题很难及时发现,易延误项目进度。
各部门领导要求全体研发工程师需每天在口袋助理上进行工作汇报,及时反馈当天项目进展及研发问题,项目组所有成员可相互查看工作情况,确保项目信息传递通畅,还可通过工作汇报评论及时对项目问题进行沟通,控制项目风险。
中汽院此前通过邮件审批各项流程,审批效率较低,领导若是出差,流程进度就免不了滞后;此外,各类流程信息庞杂,重要信息难查找。
管理员通过口袋助理实现了各部门的个性化考勤管理:1.针对第一开发部(安全),设置正常上下班时间考勤方案;2.由于第六开发部(整车集成)涉及到整车组装,部分人员采用轮班模式,因此直接用排班打卡功能安排其上班时间;3.对管理部经常外出的人员采取外勤考核方案,到达客户位置后进行定位打卡。灵活设置的多种考勤方案,让中汽院的管理制度更加健全、规范。
各部门的上班时间不同,考勤标准不统一,如何建立一个集中管理、满足各部门需求的考勤系统,一直是个难题。
口袋助理流程审批功能现已完全取代邮件知会, 请假/出差/项目资源协调等流程通过口袋助理直接申请,各环节审批人在手机端即可审批,不仅规范了流程,审批效率也大幅提升。据中汽院管理员表示,技术人员通过减少事务性工作的处理时间,极大的提高核心工作效率。